【目次】
■収納の前に要らない書類は処分しよう
書類の収納を始める前に、不要なものは処分しておくことが重要です。古い書類を保管しておいても、見返すことはほとんどないはずです。
使用済みで今後も使う可能性がない書類はシュレッダーで破棄する、新しい書類に差し替えられた場合は古い書類をすぐに処分するといった癖をつけておきましょう。不要な書類をすぐに破棄することを徹底すれば、紛失や流出といったリスクも減らせます。ただし、人事や総務、経理に関わる書類など、保管期限が定められているものは破棄しないように注意してください。
保管する書類そのものの量を減らせば、収納が簡単になります。デスクや引き出し内をすっきりさせやすくなり、書類を探す時間を節約できる点もメリットです。
■書類を収納する際のテクニック
不要な書類を捨てた後は、実際にデスク上の整理整頓を始めましょう。書類を収納する際に意識したいテクニックをご紹介します。
・基準を作って書類を分ける
最初に、DMやチラシ類は届いてもすぐに捨てる、書類の種類に応じて保管する場所や期限を決めておくなど、書類整理の基準を作ることが大切です。
個人的な書類や一時的に保管が必要なもの、長期保管したいもの、すぐに使うものなど、書類を用途ごとに分類してルールを定めておけば、整理整頓を行いやすくなります。
・ファイルに見出しを付けておく
一時的にでも保管する必要がある書類は、クリアファイルなどのケースに入れておくと散らかりにくくなります。その際は、クリアファイルにマスキングテープやインデックスシールなどを貼って、見出しを付けておくのがおすすめです。
「契約書」「請求書」「案件名」といった見出しのシールを貼っておけば、どんな書類がどのファイルに入っているのか一目でわかるようになります。
・平置きしない
書類を整理整頓する際は、平置きしないことが基本です。デスク上にあるトレーに書類を積み重ねていくと、下の書類が埋もれて取りにくくなるうえに、何があるのかわかりにくくなります。書類に場所を取られ、作業スペースが減ってしまうのもデメリットです。
ファイルボックスや仕切りのあるスタンドなどを活用して、書類を立てて保存するのがポイントです。ラベリングされたファイルを立てておけば、一目でどんな書類があるのか把握できるようになります。
・グループでまとめて管理する
案件や期限、書類の重要度など、特定のグループでひとまとめにして管理するのもポイントです。グループごとにまとめてボックスやクリアファイルに入れて保管しておけば、何がどこにあるのか、処分しても良いのかなどが明確で、使い勝手が良くなります。
機器の取扱説明書や保証書、保険関係、請求書、レシートや領収書など、大きなグループごとに収納ボックスを用意しておくのがおすすめです。
・収納場所を決めておく
書類の収納場所を決めておくことも大切です。すぐに使うものや使用頻度が高いものは、取り出しやすい場所や手を伸ばせば届く位置に置いておきましょう。その日使う書類は、始業前にデスク上のファイルボックスなどに移しておくのもおすすめです。
定期的に使用するものは、近くのキャビネットやロッカーに保存しておくと良いでしょう。保存期限が定められていて処分できないものや、使用頻度が極端に低い書類は、書庫などに保管しておくと、他の書類と混ざって紛失してしまう事態を防げます。
この時、番号や日付を書いたシールをボックスやケースに貼り、流れに沿って順番に収納するのがコツです。例えば、左奥に日付の古いもの、右前には最新のものといった収納のルールを定めておけば、書類が探しやすくなります。
取り出した書類を戻す際に、場所が直感的にわかるのも、番号で書類を管理するメリットです。
・電子化するのもおすすめ
電子化しても問題ない書類は、紙ではなくデジタルデータにして保存するのもおすすめです。紙の書類を減らして物理的に収納スペースを確保すれば、デスク周りをすっきりさせやすくなります。
また、パソコン内にデータとして保存しておけば、ファイル名からすぐに書類を検索できます。紙の書類を目視で探すより、使い勝手が向上する点もメリットです。
特に、家電の取扱説明書はメーカーのホームページで閲覧できる場合が多いです。業務上必要になるものではないので、データ化して保存しておいたり、必要な際に検索したりする方法でもあまり問題にはならないでしょう。
■書類の収納に用意しておきたいアイテム
書類をきれいに整理整頓して収納するには、いくつかアイテムを用意しておくと便利です。書類収納用に用意しておきたいアイテムの一例をご紹介します。
・クリアファイル
クリアファイルを活用すれば、書類を紛失したり持ち運びの際に破れたりするのを防げます。数枚の書類をまとめて保管する際にも便利です。インデックスシールを貼ってラベリングすれば、どんな書類が収納されているかも一目で判断できます。
大量の書類をまとめて保存したい方は、リングファイルや本型のファイルホルダーを活用するのもおすすめです。リングファイルなら書類に穴を開けたり、穴が開いたクリアファイルをとじたりして書類をまとめるので、確実に固定できます。
穴を開けることができない書類をまとめて保存したい場合は、複数の書類を本のようにまとめられるファイルホルダーを用意しておきましょう。
また、サイズが小さく枚数も多くなりがちなレシートや領収書は、部門や内容といったくくりごとに分けて封筒に入れ、その封筒をクリアファイルやホルダーで保管すると散らばりにくくなります。複数のアイテムを、用途に応じて使い分けるのがポイントです。
・ファイルボックス
ファイルボックスなど、大きい収納ボックスや書類入れを用意しておけば、クリアファイルを1ヶ所にまとめて管理したり、引き出しの中をきれいに整理したりできます。縦置きできるボックスなら書類を立てて収納しやすくなり、必要な書類を探しやすくなるのもメリットです。
ファイルボックスを使用する際は、見やすい部分にシールを貼っておきましょう。請求書や申請書、契約書など、大きなくくりでファイルボックスにラベリングしておけば、ボックス内に入っている書類のグループが理解しやすくなります。
■きれいに整理整頓して作業環境を改善しよう
書類がデスク上に乱雑に置かれていたり、引き出しやロッカー内がごちゃついたりしていると、必要なものを探すための時間がかかり、作業効率の悪化につながります。少しでも無駄な時間を省くためには、書類を整理整頓してきれいに収納することが大切です。不要なものはすぐ廃棄する、書類ごとに収納場所を決めておくなど、ルールを決めておけば、管理もしやすくなるでしょう。
ご紹介したコツやアイテムを活用して、効率良く仕事ができる環境を整えてみてはいかがでしょうか。
